GProgetti - la tua azienda senza carta
Open
X

CoSign. La firma digitale qualificata

ARX_CoSign_1059642

 

Le soluzioni delle firme digitali generano documenti elettronici giuridicamente vincolanti, riempiendo quindi quel vuoto generato dalle esigenze di eliminazione completa della carta e dalla necessità di dover stampare i documenti da sottoporre a firme di approvazione. Firmare digitalmente quindi consente di sostituire i processi di approvazione su carta, lenti e costosi, con un sistema completamente digitale, più rapido e più economico.

Panoramica
Le soluzioni di firma digitale consentono di creare documenti elettronici conformi e giuridicamente vincolanti, evitando così alle aziende la necessità di stampare la documentazione sulla quale apporre le firme di autorizzazione. Questa realtà consente alle organizzazioni di sfruttare i benefici di un flusso di lavoro realmente automatizzato che comprende anche la sostituzione dei processi di approvazione su carta, lenti e dispendiosi, con quelli completamente digitali, più rapidi e più economici.

Conformità legale della firma digitale

Da quando CoSign® utilizza le firme digitali, una forma sicura delle firme elettroniche, è in grado di assicurare la conformità legale dei documenti in base alle più stringenti normative industriali e geografiche. CoSign mette a disposizione una soluzione certificata FIPS 140-2 Livello 3, basata sullo standard della firma digitale (FIPS 186-2). Adottando le adeguate procedure operative standard, CoSign è in grado di rispettare le normative previste da E-sign, dalle Direttive UE e dalle legislazioni sull’IVA, da FDA 21CFR part 11, da HIPPA e da SOX.

Benefici della firma digitale

Attivando un flusso di lavoro completamente automatizzato, la firma digitale – ed in particolare la firma remota – riduce i tempi e i costi associati alle firme apposte su supporto cartaceo. Si è stimato che un sistema di firme di autorizzazione basato sulla carta può determinare un costo aziendale che arriva a 6,50 $ USA (5,2 EUR) per ogni singolo documento (comprendente i costi di stampa, scansione, di archiviazione, inoltro e rigenerazione dei documenti persi). Una persona autorizzata alla firma, nel corso di una giornata lavorativa, firma in media due documenti.

Calcolando 20 giorni lavorativi al mese, i costi legati all’apposizione delle firme su carta potrebbe, quindi, superare l’importo di 260 $ USA (195 EUR) per ogni persona autorizzata alla firma. Inoltre, le firme elettroniche sono indispensabili per le aziende che fanno parte di gruppi industriali con processi di approvazione di tipo formale, e per quelle che devono inoltrare documenti per l’autorizzazione di più uffici, clienti o partner.

Documenti tipici ai quali applicare la firma digitale

  • Proposte di vendita, moduli punti di vendita/servizio e contratti con i clienti
  • Ordini di acquisto, contratti/accordi con i partner
  • Contratti, accordi, atti del consiglio di amministrazione, documenti SEC
  • Contratti di leasing, contratti di finanziamento, rapporti spese e approvazioni di rimborso
  • Documentazione di assunzione degli impiegati, schede di controllo presenza
  • Domande e proposte, documenti QC, procedure operative standardizzate (SOP)
  • Politiche, istruzioni di lavoro
  • Disegni, schemi, piante, istruzioni e rapporti di produzione
  • Cartelle paziente e moduli di consenso, esami sanitari, prescrizioni di farmaci, rapporti di laboratorio
CoSign Cloud
 ARX offre una dimostrazione della capacità di CoSign di essere usato come servizio di firma elettronica nel Cloud, al 100% in modalità SaaS. Questa soluzione consente alle organizzazioni, di qualsiasi dimensione, di integrare la firma elettronica nei processi, in modo tale da semplificare le operazioni aziendali, riducendo contemporaneamente i costi associati alla carta.

Eseguibile dopo pochi minuti dall’attivazione, CoSign Cloud consente di automatizzare i processi di firma e di siglare con firma elettronica standard i propri documenti in pochi minuti ed in modo completamente sicuro. Permette anche di assicurarsi che il contenuto di un documento non sia modificato dopo la firma: la verifica può essere effettuata in qualsiasi momento, ovunque e da chiunque, anche senza l’accesso ad una soluzione Cosign.

La configurazione della firma elettronica CoSign Cloud richiede un supporto IT minimo, senza la necessità d’installazione di dispositivi hardware dedicati. Utilizzando CoSignCloud, gli utenti possono firmare e salvare i file in locale, in totale sicurezza, evitando il coinvolgimento di terze parti. È importante sottolineare che le firme CoSignCloud sono conformi agli standard internazionali sulla firma elettronica avanzata.

Richiedi maggiori informazioni

CoSign Central
CoSign Central è progettato per rispondere alle esigenze delle realtà con diversi firmatari. Si tratta di una soluzione per firma digitale basata su un server che fornisce funzionalità di firma elettronica a tutti gli utenti autorizzati e collegati tramite rete.

CoSign Central offre i seguenti importanti vantaggi alle società:

Gestione centralizzata – Attraverso la sincronizzazione con i preesistenti sistemi di gestione degli utenti, come Microsoft® Active Directory®, CoSign Central permette l’installazione in poche ore e una gestione semplice dei firmatari. Aggiungere utenti o revocare i permessi di firma di un utente è semplice come aggiungerli o eliminarli dall’elenco. La gestione centralizzata riduce l’impegno del reparto IT e il costo totale di proprietà (TCO), e assicura che solo i dipendenti autorizzati possano firmare accordi per conto della società.

Trasferibilità della licenza – CoSign Central permette il trasferimento della licenza, consentendo di trasferire una licenza da un dipendente che ha lasciato la società al dipendente che ne ha preso il posto.

Integrazione nei flussi di lavoro – La soluzione di firma digitale di CoSign si integra in modo nativo con i principali sistemi di gestione del contenuto e dei flussi di lavoro come Microsoft® SharePoint®, permettendo processi di approvazione formale automatizzati dall’interno del sistema di workflow aziendale preesistente.

Applicazioni rivolte all’esterno – CoSign Central abilita la firma digitale in applicativi rivolti all’esterno come applicazioni web orientate a clienti e partner, applicazioni per punti vendita (POS) ed applicativi di fatturazione elettronica.

Maggiore sicurezza e conformità – CoSign Central salva la chiave per la firma (chiave privata) in una periferica centralizzata e sicura (conforme FIPrivateServer-140 Livello 3), in modo da garantire che solo gli utenti designati possano accedere e firmare con CoSign. L’estrema sicurezza della chiave, combinata con un alto livello di identificazione dell’utente (supportato da procedure operative standard per l’identificazione durante il processo di assunzione del dipendente) permette a CoSign Central di essere conforme ai più restrittivi regolamenti federali, nazionali e aziendali come il FDA 21 CFR Parte 11, HIPAA e SOX. Fate clic qui per avere maggiori informazioni sulla conformità di CoSign Central.

Affidabilità all’esterno – Poiché la firma digitale di CoSign include l’identità dell’utente come anche il nome dell’azienda, società e terze parti possono verificare in modo sicuro e affidabile l’identità dell’utente e la validità della firma. Un documento elettronico con una firma digitale CoSign è affidabile quanto un documento cartaceo con il timbro dell’azienda.

Richiedi maggiori informazioni

CoSign Desktop
 CoSign Desktop è una soluzione per la firma digitale che viene installata su un singolo PC desktop. L’identità dell’utente viene verificata via e-mail e la chiave utilizzata per la firma (chiave privata) viene salvata sul computer dell’utente. La licenza di CoSign Desktop è legata al singolo utente e non può essere trasferita. CoSign Desktop è la soluzione per la firma digitale ideale per il singolo utente (ad esempio i liberi professionisti) o piccoli uffici che non hanno particolari restrizioni normative. CoSign Desktop è perfetto per utenti singoli o piccole realtà fino a 10 firmatari.

Caratteristiche e vantaggi di CoSign Desktop:

Firma digitalmente ogni tipo di documento – CoSign supporta tutti i formati file standard: Microsoft® Word, Excel®, Outlook®, InfoPath®, Adobe® PDF, AutoCAD®, Bentley® MicroStation®, TIFF e altri tipi di documento.

Trasforma ogni documento in un PDF firmato e non alterabile – La funzionalità integrata di firma virtuale di CoSign converte qualsiasi documento elettronico in un PDF firmato. Scoprite come CoSign trasforma qualsiasi formato di documento in un PDF firmato digitalmente.

Firma con un semplice clic del mouse – Non è necessario accedere ad un sito Internet e caricare il file (né essere collegati a Internet): un semplice clic con il tasto destro del mouse è tutto ciò che serve per firmare e rendere inalterabile il documento. Guardate una demo della firma digitale.

Verifica con un semplice clic del mouse – I vostri partner e clienti non devono accedere ad un sito Internet o scaricare software. È sufficiente un clic con il tasto destro del mouse per verificare il firmatario e accertarsi che il documento non sia stato modificato dopo l’apposizione della firma.

Aggiungi la tua firma visibile e commenti alla firma – La firma grafica del firmatario viene aggiunta al documento insieme ai commenti relativi alla firma (come “Approvato”, “Concordo” ecc.). In questo modo partner esterni e clienti possono immediatamente confermare il documento.

Validità assicurata nel tempo – Poiché la tecnologia di firma digitale di CoSign è basata su standard, la firma “vive” in modo permanente all’interno del documento e può essere verificata da qualsiasi installazione di Microsoft® Office o Adobe® Reader®. In questo modo l’integrità e il valore legale del documento non dipendono da terze parti con tecnologie proprietarie di firma elettronica che un giorno potrebbero non esistere più.

Firma quante volte vuoi – La licenza di CoSign comprende un numero illimitato di firme senza costi aggiuntivi. Un utente medio di CoSign firma digitalmente più di 500 documenti all’anno.

Richiedi maggiori informazioni

Firma Remota
 Il sistema FirmaRemota offre tutte le funzione necessarie alla gestione completa della firma digitale nel cloud: enrollment certificati qualificati, timestamping centralizzato, verifica centralizzata, firma massiva, tutti i formati di firma PKCS#1, CAdES, PAdES, XAdES, S/MIME, autenticazione forte multicanale. (by ItAgile)

Richiedi maggiori informazioni

CoSign per SharePoint
 CoSign è l’unica soluzione per la firma digitale totalmente integrabile all’interno di Microsoft SharePoint; gli utenti possono così approvare, accordare, accettare e verificare documenti legalmente validi che vengono archiviati centralmente sul server SharePoint. CoSign è compatibile con tutte le principali tipologie di documenti come PDF, Microsoft Word, Excel e InfoPath. Inoltre, CoSign garantisce la piena conformità alle normative internazionali, rispondendo anche alle esigenze di realtà operanti in settori caratterizzati da regolamentazioni particolarmente rigide.

La funzione di firma digitale CoSign per Microsoft SharePoint è disponibile in tre modalità, per soddisfare le più svariate esigenze:

CoSign Standard Support per SharePoint – Offre immediatamente agli utenti una vasta gamma di risorse per la firma digitale adeguate ai più noti formati di documento supportati dalle soluzioni SharePoint come Word, Excel, InfoPath e PDF. Tali risorse includono il supporto nativo per Microsoft Office e proteggono da possibili violazioni i documenti Office firmati nel momento in cui vengono caricati su SharePoint. Altre caratteristiche includono regole per l’autorizzazione della firma, firme per sezione, gestione dei reason code, blocchi firma configurabili, gestione delle immagini per firme grafiche e firme retroattivamente compatibili con le precedenti versioni di Microsoft Office. Gli utenti possono firmare qualsiasi tipo di documento utilizzando CoSign prima di caricarlo su SharePoint; possono inoltre sfruttare il supporto sign&save (WebDAV) di CoSign per firmare e salvare documenti PDF sui server SharePoint in un unico passaggio

CoSign Add-on per SharePoint – CoSign Add-on complementa le funzioni di CoSign Standard Support sopra illustrate essendo l’unica soluzione che consente la firma di documenti PDF all’interno di SharePoint. Grazie a questo add-on è possibile firmare file PDF, voci di elenchi, registri e documenti archiviati centralmente sul server SharePoint, tramite la stessa interfaccia SharePoint

CoSign SAPI® SDK – La Signature API (SAPI) CoSign è stata progettata pensando a chi sviluppa applicazioni su SharePoint. Mentre altre API crittografiche come MS CAPI o PKCS#11 necessitano di una programmazione estesa, con la SAPI l’integrazione risulta semplice e immediata. Lo sviluppatore non deve essere necessariamente un esperto di sicurezza per dotare la propria applicazione SharePoint di una solida funzione per la firma digitale. La SAPI velocizza il time-to-market attraverso funzioni standard che permettono la conformità alle normative locali e di settore. La SAPI CoSign implementa il supporto della firma digitale nelle applicazioni server, Web e desktop. Con lo stesso SDK è inoltre possibile scegliere fra API Web Services, C DLL o COM Object. La SAPI viene abitualmente utilizzata dagli sviluppatori negli ambienti .NET, C/C++/C#, VB, Delphi, JavaScript e PHP

Richiedi maggiori informazioni